Cartera vencida en los conjuntos: el error que puede alterar los estados financieros

La cartera vencida se ha convertido en uno de los principales riesgos financieros para conjuntos residenciales y edificios en Colombia. El problema no radica únicamente en los propietarios que incumplen el pago de las cuotas de administración, sino en la forma como esas obligaciones son registradas, clasificadas y presentadas en los estados financieros.

Una deuda sin soportes claros, intereses mal calculados o pagos pendientes de conciliación puede generar una imagen equivocada de la situación económica de la copropiedad. Además, dificulta los procesos de cobro y aumenta las discusiones durante las asambleas de propietarios.

¿Cómo debe registrarse la cartera vencida en una copropiedad?

La Ley 675 de 2001 establece que las expensas ordinarias y extraordinarias, las multas y los intereses de mora pueden cobrarse mediante procesos ejecutivos, respaldados por una certificación expedida por el administrador.

Sin embargo, no basta con elaborar una lista de apartamentos morosos. La cartera debe estar organizada por concepto, fecha de vencimiento, antigüedad, intereses causados, acuerdos de pago y gestiones de cobro realizadas.

También es necesario evaluar la posibilidad real de recuperar cada obligación. Una deuda reciente no representa el mismo riesgo que una cuenta vencida durante más de un año, sin acuerdos vigentes o con procesos jurídicos en curso.

Cuando existen dudas sobre la recuperación del dinero, la copropiedad debe reconocer contablemente un deterioro o provisión. Esto evita mantener como activos saldos que posiblemente nunca ingresarán a las cuentas del conjunto.

“La cartera vencida no puede tratarse como una libreta de apuntes. En propiedad horizontal, cada saldo debe tener trazabilidad: quién debe, cuánto debe, desde cuándo, por qué concepto, qué intereses se han causado, qué gestión se ha hecho y cuál es el estado real de recuperación. Cuando eso no existe, la copropiedad no tiene un problema de recaudo, tiene un problema de gobierno financiero”, afirma Daniel Laverde, vocero de Properix en Colombia

Los estados financieros pueden mostrar cifras alejadas de la realidad

Una cartera sin depurar puede inflar las cuentas por cobrar y mostrar una situación financiera más favorable de la que realmente existe. Por esta razón, al cierre de cada periodo deben revisarse los saldos y determinar cuáles pueden recuperarse.

Las cuentas por cobrar deben diferenciar entre cartera corriente, vencida, de difícil cobro, intereses y deterioros reconocidos. Esta información permite proyectar el flujo de caja, definir presupuestos y priorizar procesos de recaudo.

Una gestión adecuada también fortalece el cobro prejurídico, pues permite presentar al propietario información verificable sobre el origen y la evolución de la deuda.

En conjuntos y edificios, donde las cuotas financian vigilancia, mantenimiento, seguros y reparaciones, registrar correctamente la cartera es fundamental para evitar problemas de liquidez y garantizar la sostenibilidad de la copropiedad.

"La gestión prejurídica no empieza con una carta dura, sino que con información confiable. Si el saldo está mal causado, si el pago no fue conciliado o si los intereses no están correctamente calculados, el reclamo pierde fuerza. Centralizar el recaudo permite pasar de cobrar con intuición a cobrar con evidencia”, agrega Laverde, de Properix.