Evite sanciones: todo lo que debe saber sobre la ley de protección de datos o Habeas Data

Las sanciones para las empresas que violen la protección de datos acarrean multas de hasta dos mil SMMLV, así como la suspensión del uso y recolección de la información.

Es normal que las empresas soliciten datos personales de sus usuarios con el fin de recolectar información para la creación de una base de datos, la cual debe ser reportada ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quien verifica que las empresas colombianas tengan registrada esta información.

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El usuario es quien decide si autoriza o no el uso de sus datos, pues según la ley 1581 de 2012, todas las personas están en su derecho de conocer, actualizar y rectificar la información recogida de sus datos personales. Es necesario que se haga un consentimiento previo, expreso e informado donde el usuario conoce y autoriza para qué se utilizará dicha información. 

De acuerdo con cifras de las SIC, durante el año 2021 se recibieron 28.610 quejas ciudadanas respecto al año 2020. El 90% de las denuncias se presentaron por presuntas infracciones a la Ley Estatutaria 1266 de 2008 (habeas data financiero), en donde se denunció principalmente la desactualización y veracidad de los datos; el 10% restante se debió a la violación de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por falta de autorización y uso de los datos personales. 

Como ente de control, la SIC ha sido riguroso con los requerimientos que se deben cumplir, por lo cual, empresas de consultoría legal como Compliance Asesores, realizan trabajos mancomunados con el fin de ejecutar actividades que capaciten a todos los miembros de la empresa para que sepan cómo gestionar los datos personales. 

"Nuestro papel es apoyar al empresario para que no incurra en la multa y dar cumplimiento de la norma, creando una matriz para identificar los riesgos, notificando ante dicho organismo público las bases de datos de la contraparte, es decir, proveedores, trabajadores, accionistas y clientes", expresa María Andrea Camacho, directora de Riesgos Corporativos de Compliance Asesores.

Empresas digitales y el Habeas Data

Durante la pandemia han surgido diversas compañías que trabajan a partir de las plataformas virtuales y cabe resaltar que también estas organizaciones deben cumplir con la ley de Habeas Data. “Las empresas digitales también se encuadran en esta conducta dentro del código penal artículo 269, las personas que presten un software deben tener la constancia de la implementación del uso de la información de los usuarios, esto se realiza a través de una encuesta donde la persona autoriza el uso de la información”, dice Camacho.

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Para tener en cuenta sobre el Habeas Data

Adicionalmente, Camacho afirma que todas las empresas deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

• Tener un aviso en donde se establece que es una empresa que protege los datos personales.
• Contar formatos de vinculación donde la contraparte expresa y autoriza el uso de su información.
• Realizar la aprobación por el máximo órgano de la empresa.
• Contratar con formatos de vinculación.
• Realizar la aprobación de la política y manual de protección de datos personales, por le máximo órgano social de la empresa.

Es importante destacar la responsabilidad que acarrean las empresas por el uso y tratamiento de estos datos, es por esto por lo que se debe tener pleno conocimiento de la ley para no incurrir en multas o sanciones que son equivalentes a los dos mil SMMLV, así como la suspensión del uso y recolección de la información. 

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